Erste Schritte
Cirkus ist der Ort, an dem Menschen Zeitabläufe planen, zusammenarbeiten, Prioritäten verstehen, Workflows einhalten und an dem Dateien an einem Platz aufbewahrt werden.
Cirkus glänzt besonders bei der Teamarbeit, lade also unbedingt deine Kollegen und Teammitglieder ein!
So erstellst du dein erstes Projekt in Cirkus
Projekte sind quasi Behälter für Aufgaben.
Gib deinem Projekt einen Namen, der zu dem passt, was du vorhast. Das kann das Projekt eines Klienten, eine Unternehmensinitiative oder ein Ziel sein, das du anstrebst.
Vergiss nicht, dass du im Rahmen deines Projektes auch untergeordnete Subprojekte erzeugen kannst, falls du kleinere Gruppierungen zusammenstellen möchtest.
- Gehe zum Bereich ‘Projekte’
- Klicke auf die Schaltfläche ‘Projekt hinzufügen’
- Gib deinen Projekttitel ein
- Drücke auf ‘OK’
Alternativ kannst Du ein Projekt starten, wenn Du eine Aufgabe anlegst.
Nun kannst du die künftigen Aufgaben innerhalb der Projekte organisieren sowie bestehende Aufgaben anderen passenden Projekten zuordnen.
Die zusätzlichen Optionen erlauben dir, deine Prioritäten samt Fälligkeitsterminen zu sehen und festzulegen. Sie dienen der weiteren Strukturierung, denn die Projekte werden nach der jeweiligen „Workspaces“ klassifiziert.
So erstellst du deine erste Aufgabe in Cirkus
Aufgaben sind Aktionen, für die eine oder mehrere Personen verantwortlich sind, um auf die Fertigstellung eines Projekts hinzuarbeiten. Aufgaben können „persönlich“ (nicht für ein Team bestimmt) oder projekt-basiert sein.
- Gehe zum Bereich ‘Aufgaben’
- Klicke auf die Schaltfläche ‘Aufgabe hinzufügen’
- Gib deinen Aufgabentitel ein
- Drücke auf ‘OK’
Grundaufgaben brauchen keinen Fälligkeitstermin oder mehrere Beauftragte, aber es gibt auf deinem Formular noch zusätzliche Optionen für neue Aufgaben.
In unseren Lernprogrammen erfährst du, wie du die Schablonen nach deinen Wünschen anpassen kannst, um automatisch zusätzliche Aufgabenfelder zu generieren.
Diese zusätzlichen Optionen sind nicht obligatorisch, aber sie dienen dazu, deine Arbeit effektiver zu gestalten, damit du von Cirkus noch mehr profitieren kannst.
Für die Zusammenarbeit mit deinem Team
Schluss mit verworrener E-Mail-Kommunikation! Hier siehst du den Fortschritt deines Projektes auf einen Blick.
Cirkus ist für die Zusammenarbeit im Team optimiert und gestattet dir als Besitzer oder Administrator einer Workspaces im Bereich „Workspaces“ die Verwaltung der Projekte, Mitglieder und Schablonen deines Teams.
Hier sind ein paar neue Funktionen für die reibungslose Zusammenarbeit deines Teams:
Kommentar: Hier kannst du dich auf der Aufgaben- und Projektebene besprechen und die Kommunikation zentral an einem Ort halten, um Verwirrungen zu vermeiden. Die Kommentare des Teams werden dadurch organisiert und nachverfolgbar gemacht.
Rollen: Du kannst eine Aufgabe einer Rolle anstatt einer Person zuteilen. Alle Personen, die diese Rolle haben, werden über die Aufgabe in Kenntnis gesetzt (über die Inbox in Cirkus) und können sie übernehmen und der jeweils am besten geeigneten Person zuteilen. Man kann Rollen auch in Kommentaren erwähnen. Dadurch kann der Kommentar an eine Gruppe von Spezialisten oder ein Team weitergeleitet werden und eine agilere und schnellere Reaktion bewerkstelligen.
Erwähnungen: Beginne ein Gespräch direkt mit einer Person, indem du das @-Zeichen eingibst und einen oder mehrere Teammitglieder auswählst. Du kannst die Unterhaltung auch in eine private Diskussion verschieben und nur „erwähnten“ Kollegen den Blick auf die Nachricht freigeben. Du kannst dich auch selbst erwähnen, das Gespräch auf privat schalten und dir Notizen zu einer Aufgabe machen.
Aufgabe zuteilen: Du kannst eine einzige Aufgabe auch an mehrere Personen vergeben. Jede Person kann ihren Fortschritt und Status bei der Aufgabe unabhängig von der anderen notieren. Wenn du diese Funktion wählst, hast du die folgenden Möglichkeiten:
1) Die Aufgabe muss von allen Beauftragten erledigt werden, ODER
2) Die Aufgabe kann von einem einzelnen Beauftragten erfüllt werden.
Fälligkeitstermin: Durch Festlegen eines Fälligkeitstermins wird sichergestellt, dass Erinnerungsschreiben an dich und andere mit der Erfüllung der Aufgaben betraute Personen verschickt werden. Bei ausgewähltem Fälligkeitstermin werden vor dem bevorstehenden Fälligkeitstermin Push-Benachrichtigungen oder Erinnerungs-E-Mails an die Beauftragten verschickt.
Dateizugriff: Schluss mit nervtötenden E-Mail-Anhang-Ketten! Teile deine Dateien einfach und direkt über die Aufgabe oder das Projekt. Dadurch lassen sich Dateiversionen übersichtlicher darstellen und Änderungen besser nachverfolgen. Zudem können Bilder in der iOS-Version von Cirkus direkt in der App markiert werden und bleiben an der Aufgabe oder das Projekt angehängt.
